การเปิดตัวนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ Microsoft SharePoint เป็นระบบพื้นฐาน ได้ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการอนุมัติเอกสารสัญญาต่าง ๆ ทำให้เป็นลำดับขั้นต่อเนื่อง ด้วยระบบนี้ทำให้ง่ายขึ้นในการค้นหาปัญหาคอขวดและทำการแจกจ่ายงานระหว่างพนักงานได้อย่างถูกต้อง ทำให้กระบวนการอนุมัติเอกสารมีความโปร่งใสและจัดการได้fuขึ้น

สถานการณทางธุรกิจ

CJSC GM-AVTOVAZ เป็นบริษัทร่วมทุนในการผลิตรถยนต์ ยี่ห้อ Chevrolet NIVA SUV ได้ทำการปรับกระบวนการอนุมัติสัญญาให้เหมาะสมที่สุด เพื่อลดขั้นตอนการอนุมัติและต้นทุนแรงงานของกระบวนการลง บริษัทจึงตัดสินใจนำระบบเวิร์กโฟลว์สำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (electronic document workflow) เข้ามาใช้ และไว้วางใจให้ Noventiq เป็นคู่ค้าทางด้านไอทีเป็นผู้ดำเนินการโครงการนี้จนสำเร็จ เนื่องจากได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีความเชี่ยวชาญในการนำผลิตภัณฑ์ของ Microsoft ไปปรับใช้ในโครงการก่อนหน้านี้กับ GM-AVTOVAZ

โซลูชั่น

Microsoft SharePoint ถูกเลือกให้เป็นแพลตฟอร์มสำหรับจัดการระบบสารสนเทศของบริษัท หลังจากขั้นตอนการพัฒนาสถาปัตยกรรมโซลูชั่นแล้ว ผู้เชี่ยวชาญของ Noventiq ได้ดำเนินการนำปรับใช้ (implement) ระบบอนุมัติสัญญาอัตโนมัติที่เสร็จสมบูรณ์แล้วเปิดให้ลูกค้าได้ใช้งาน

ผลลัพธ์

พนักงานมี contract workflow templates ซึ่งพวกเขาสามารถจัดทำรายการและสร้างลำดับขั้นในการอนุมัติเอกสารของแผนกต่าง ๆ โดยใช้ค่าพารามิเตอร์ที่จำเป็น เอกสารจะไปตามเส้นทางการอนุมัติโดยอัตโนมัติซึ่งจะช่วยลดเวลาที่ต้องทำการแก้ไข พนักงานสามารถค้นหาเอกสารที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วตามเนื้อหา คุณลักษณะและประเภทสัญญา หัวหน้าหน่วยสามารถมอบหมายสิทธิ์การอนุมัติให้กับเพื่อนร่วมงานเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการอนุมัติเอกสารเมื่อตัวเองไม่อยู่ได้